Mag een werkgever ritten vastleggen? De privacyregels

Waarom dit onder de privacywet valt

Een tracker in een auto legt vast waar een werknemer is geweest. Dat zijn persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens rekent een tracker in een bedrijfsauto tot de systemen waarmee personeel gevolgd kan worden. Daarvoor gelden voorwaarden.

Een reden en een afweging

De werkgever heeft een gerechtvaardigd belang nodig, en de tracker moet nodig zijn om dat belang te dienen. Een sluitende rittenregistratie voor de Belastingdienst kan zo'n belang zijn. Het belang van de werkgever moet zwaarder wegen dan de privacy van de werknemer. Die afweging leg je vast, zodat je hem later kunt uitleggen.

Vooraf een beoordeling van de risico's

Voordat de trackers erin gaan, hoort de werkgever de gevolgen voor de privacy in kaart te brengen. Dat heet een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, vaak afgekort tot DPIA.

Personeel informeren

Werknemers moeten vooraf weten wat er wordt vastgelegd, waarvoor, wie het kan zien en hoe lang het bewaard blijft. Doe dat op papier, bijvoorbeeld in een regeling voor de auto van de zaak.

De ondernemingsraad

Heeft het bedrijf een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht bij een systeem waarmee personeel gevolgd kan worden. Zonder instemming mag de werkgever het niet invoeren.

Privéritten

Buiten werktijd weegt de privacy van de werknemer zwaarder. Bij volgsystemen kiezen veel bedrijven er daarom voor dat de tracker bij privéritten uit kan. Voor een rittenregistratie ligt dat anders: die moet juist laten zien hoeveel er privé is gereden. Des te belangrijker is het om niet meer vast te leggen dan daarvoor nodig is.